Где на пищевом производстве теряются деньги, даже если по бухучёту в 1С всё сходится

Учёт выглядит аккуратно: отчётность сдана, инвентаризации закрываются, склад работает. Продажи растут, а свободных денег в конце месяца меньше, чем по финансовой модели.

Причина часто в разрыве между четырьмя контурами документов: закупками, рецептурами, фактическим выпуском и списаниями. Бухгалтерия проверяет, правильно ли оформлена накладная. Материальный баланс каждой варки или смены за год она, как правило, не пересчитывает.

Пять мест, где оседают деньги

1. Нормы потерь с запасом. В техкарте заложен устаревший верхний предел потерь, выше реальных возможностей оборудования. Разница списывается «по норме» и не выглядит недостачей, но деньги уходят каждый месяц.
2. Цена в УПД выше спецификации. Поставщик выставляет счёт дороже согласованного или без ретро-бонуса. Позиций сотни, платёж проходит по счёту, спецификацию никто не поднимает.
3. Удобные списания. Брак, промывки и пусконаладка списываются без привязки к партии, счётчикам и актам. Перерасход одной смены тонет в среднем за месяц.
4. Выход не сходится с розливом. Переработанное сырьё, журналы и отгрузка должны давать один баланс. Небольшое систематическое отклонение на большом объёме за год становится заметной суммой.
5. Сметы подрядчиков. Ремонт цеха и монтаж линии идут со сметами, допсоглашениями и актами КС-2/КС-3. В акты попадают задвоенные позиции, цены выше сметных и уже оплаченные работы.

Почему обычная проверка не срабатывает

Вручную сводить тысячи строк накладных, рецептур, КС-2 и банковских выгрузок за год значит остановить отдел на недели. Отдавать коммерческую базу 1С и цены поставщиков в открытые облачные сервисы собственники справедливо боятся.

Как это решается за 72 часа

Сопоставляются три-четыре массива: закупки и платежи из 1С, нормы (или сметы и спецификации), фактический выпуск и акты списаний. Файлы остаются у специалиста, третьим лицам не передаются.

Алгоритмы за несколько часов подсвечивают аномалии: скачки цен, двойные оплаты, партии с отклонением выхода, несостыковки в актах. Затем специалист к.т.н. проверяет срабатывания и считает сумму расхождений в рублях со ссылками на первичные документы.

Вместо совета «усилить контроль» собственник получает таблицу фактов: по какому контрагенту есть переплата, какую позицию КС-2 снять до оплаты, на каком участке расход сырья выше нормы.

Об авторе: Илья Юрицын, к.т.н., исполнительный директор завода пищевого оборудования и генеральный директор пищевого производства. Контакт: @Lacrus33.